Los funcionarios responsables del área de cobertura de la SED Córdoba, deben planear la ejecución de auditoría externa a los procesos de Cobertura, debe definir el alcance, participantes, cronograma y recursos necesarios. La planeación de la auditoría externa se realiza en el formato GDS-P26-F1. Plan de Auditoría.

Para los casos de auditoría subcontratada, el responsable del área de cobertura de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba debe seleccionar las firmas participantes y elaborar los términos de referencia pertinentes acorde con lo definido en el subproceso I01.02 Manejar requisiciones y el subproceso continua con la actividad 10.

La ejecución de la auditoría debe ser realizada una vez hayan sido ejecutados en su totalidad cada uno de los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, estos son: 

• C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo
• C02. Proyectar Cupos
• C03. Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales
• C04. Registrar Matrícula de Cupos Oficiales. 

En los casos, en los cuales, como consecuencia del reporte de información de los establecimientos educativos a las jerarquías superiores sean detectadas inconsistencias críticas, éstas pueden ejecutar una auditoría durante la realización del proceso, para identificar las causas y proponer mejoras. 

Para la ejecución de esta actividad se deben realizar las siguientes tareas: 

• Seleccionar el equipo de auditoría externa 

El líder del proceso concertadamente con los funcionarios designados de las dependencias de la SED Córdoba, asigna el equipo de auditoría y el auditor líder, el cual puede estar conformado por: 

• Profesional universitario de inspección y vigilancia de unidades desconcentradas
• Rectores
• Profesional universitario de matrícula.
• Veedor asignado por la Comunidad Educativa. 

Las personas escogidas para conformar el equipo auditor deben ser capacitadas o demostrar competencia para realizar la auditoría. 

• Programación de los establecimientos educativos 

Los funcionarios designados de las dependencias de la SED Córdoba, realizan el cronograma de fechas de visitas a los Establecimientos Educativos. 

• Preparación del plan de auditoría (Según procesos sensibles y resultados de auditorías anteriores). 

Los funcionarios responsables de la SED Córdoba, prepara el plan de auditoría. Para ello define los procesos que debe auditar, las fechas de realización, duración y el alcance del mismo. 

Cada auditoría a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo se debe realizar una vez terminada la ejecución de estos. 

• Asignación de tareas al equipo de auditoría. 

Las tareas y funciones son delegadas por el auditor líder. 

• Comunicar a los auditados sobre el plan de auditoría 

El auditor líder informa por medio de comunicación oficial (M03.01.F03. Acto administrativo o comunicación escrita) el Plan de Auditoría y solicita documentación a los Establecimientos Educativos para su verificación. 

• Preparación de documentos de trabajo: formatos, normas, guías y registros. 

Preparación de los documentos que serán revisados para confrontar la documentación registrada contra la ejecución real de las actividades de los subprocesos alcance, definidos en el Plan de Auditoría.