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Actividades del procedimiento B02.01 Inicio de Programas y Proyectos
- Recopilar la información de todos los programas y proyectos por ejecutar en la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.
- Comunicar a los Gerentes de Proyecto el inicio de los diferentes proyectos de acuerdo con su secuencia de inicio.
- Validar los alcances, cronogramas, equipos de trabajo y premisas generales del proyecto.
- Ajustar lo requerido en los documentos de formulación del proyecto.
- Verificar consistencias de ajustes realizados.
- Convocar una reunión con los integrantes del equipo de trabajo del proyecto y la Interventoría.
- Verificar que todos los integrantes cuenten con la información completa sobre el proyecto.
- Entregar a los integrantes del equipo de trabajo la información que les hace falta del proyecto.
- Asignar las responsabilidades de cada integrante del equipo.
- Generar el acta de inicio de proyecto.
Actividades detalladas del procedimiento B01.02 Formulación Detallada y Registro en el banco de Programas y Proyectos
- Recibir los formatos del módulo de identificación de las iniciativas aprobadas previamente.
- Recopilar la información requerida en los formatos del módulo de preparación MGA y verificar que esté completa.
- Ingresar la información en el módulo de preparación MGA.
- Analizar relación beneficio costo e identificar ajustes requeridos según el caso.
- Recopilar la información requerida en los formatos del módulo de evaluación exante MGA y verificar que esté completa.
- Ingresar la información en el módulo de evaluación exante MGA.
- Analizar indicadores financieros.
- Recopilar la información requerida en los formatos del módulo de programación MGA y verificar que esté completa.
- Ingresar la información en el módulo de programación MGA.
- Convocar al Comité Directivo y verificar que estén presentes todos sus miembros.
- Verificar y aprobar el contenido del proyecto formulado.
- Informar de los ajustes requeridos al Gerente de Proyecto asignado de la Secretaría de Educación.
- Imprimir una copia de la ficha de estadísticas básicas de inversión EBI del proyecto.
- Definir las actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos, y la estructura organizacional del proyecto.
- Revisar y verificar el plan del proyecto.
- Convocar al Comité Directivo y verificar que se encuentren presentes todos sus miembros.
- Aprobar las actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos, y la estructura organizacional del proyecto.
- Remitir las observaciones al Gerente de Proyecto.
- Registrar el proyecto en el Banco Regional de Proyectos con la ficha de estadísticas básica de inversión EBI generada.
- Recibir el código de inscripción SSEPI del Banco de Proyectos Regional con lo que se oficia la inscripción.
- Revisar y verificar los programas y proyectos para la definición de planes.
- Enviar la información de programas y proyectos requerida para la definición de planes.
- Confirmar las razones por la cuales no se pudo inscribir el proyecto y reformularlo si es necesario.
Actividades del procedimiento B01.01 Registro y Análisis de viabilidad de programas y proyectos
- Recibir las estrategias definidas en la planeación de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba y las iniciativas relacionadas con programas y proyectos y verificar que estén completas.
- Diligenciar la información de los formatos correspondientes al módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA.
- Analizar el correcto diligenciamiento de los formatos de cada iniciativa.
- Registrar los formatos en la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.
- Analizar la viabilidad de las iniciativas de programas y proyectos.
- Convocar al Comité Directivo, para revisión de formatos y análisis de viabilidad de las iniciativas relacionadas con programas y proyectos.
- Verificar si la iniciativa relacionada con programas y proyectos está aprobada por el Comité Directivo.
- Verificar si la iniciativa está articulada con el componente estratégico del Plan de Desarrollo Educativo (PDE) y con el Plan de Inversiones.
- Diligenciar el formato de aprobación, no aprobación o ajuste de la iniciativa.
- Definir el Gerente de Proyecto para cada iniciativa, perteneciente a las áreas o dependencias de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.
- Entregar los formatos del módulo de identificación de las iniciativas aprobadas.
Actividades del procedimiento A04.03 revisión y seguimiento del Tablero de Indicadores
- Generar, analizar y hacer seguimiento a los indicadores del Tablero de Indicadores.
- Diligenciar la matriz de seguimiento del Tablero de Indicadores en el eje de política que le corresponde a su Dirección.
- Analizar los resultados del Tablero de Indicadores correspondientes a su Dirección.
- Generar un informe de resultados del Tablero de Indicadores para su dirección.
- Consolidar todos los informes de resultados del Tablero de Indicadores de las direcciones.
- Revisar y verificar los informes de resultados del Tablero de Indicadores de las direcciones.
- Convocar al Comité Directivo y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.
- Clasificar los logros de los indicadores en Bueno, Regular y Malo para cada eje de política.
- Analizar las causas de los logros de los indicadores clasificados como Regular y Malo.
- Definir ajustes requeridos a las estrategias, programas, proyectos y planes de acción por área.
- Verificar que los ajustes corrijan las causas de los logros regulares y malos.
- Generar el informe de seguimiento al Tablero de Indicadores.
- Comunicar el informe a todos los interesados.
- Consolidar todos los informes de resultados de los tres subprocesos del proceso A04. Evaluación de Resultados.
- Generar el informe de gestión de la Secretaría.
- Definir los ajustes requeridos al componente estratégico.
- Revisar y verificar el informe de gestión de la Secretaría.
- Convocar al Comité Directivo y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.
- Verificar el cumplimiento del informe de gestión de la Secretaría con los requisitos del cliente.
- Ajustar el informe de gestión de la Secretaría.
- Comunicar el informe de gestión de la Secretaría.
- Coordinar con el ET la presentación del informe de gestión de la Secretaría como rendición de cuentas a la comunidad educativa.
Actividades del procedimiento A04.02 Revisión del avance de programas y proyectos, y seguimiento al plan indicativo
- Recopilar los informes de avance de programas y proyectos.
- Revisar el nivel de ejecución de los proyectos.
- Definir y documentar los avances y rezagos para cada programa y proyecto.
- Generar los cambios o ajustes requeridos para el cumplimiento de metas.
- Verificar que los cambios o ajustes cubran todos los rezagos.
- Generar las solicitudes de cambio respectivas.
- Revisar y verificar las solicitudes de cambio respectivas.
- Generar el informe de seguimiento de programas y proyectos.
- Revisar la disponibilidad de la información requerida para el seguimiento al plan indicativo.
- Generar la matriz de eficacia y el informe de seguimiento al plan indicativo.
- Revisar y verificar el informe de seguimiento al plan indicativo y el informe de seguimiento a programas y proyectos.
- Convocar al Comité Directivo y una vez reunidos verificar que estén todos presentes.
- Revisar y analizar los informes de seguimiento a programa y proyectos y el de seguimiento al plan indicativo.
- Verificar el cumplimiento de metas y objetivos por programa y proyecto.
- Definir los ajustes requeridos sobre el componente estratégico, programas, proyectos y planes de acción por área.
- Incluir en los informes los ajustes requeridos.
Actividades del procedimiento A04.01 Revisión General del Sistema de Gestión de Calidad - SGC
- Seleccionar los documentos y la información que son insumo para la revisión.
- Establecer la existencia de la información pertinente para ejecutar la revisión del SGC.
- Analizar resultados de auditoría.
- Analizar resultados de evaluación de atención a usuarios y ciudadanos.
- Analizar manejo y estado de acciones correctivas y preventivas.
- Analizar desempeño y estado de los procesos y servicios.
- Evaluar gestión del talento humano y formación del personal.
- Analizar relaciones con otras dependencias del ente territorial y su impacto en los procesos internos.
- Analizar acciones de seguimiento a revisiones anteriores del Sistema de Gestión de Calidad.
- Analizar los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.
- Analizar las recomendaciones para la mejora.
- Revisar y verificar los análisis de resultados y revisión por la dirección.
- Evaluar semestralmente el estado y adecuación del SGC y el grado de cumplimiento de las Normas de Calidad.
- Generar semestralmente el informe de revisión general del Sistema de Gestión de Calidad.
- Verificar que el informe general del informe Sistema de Gestión de Calidad esté completo y revisado.
- Comunicar el informe del SGC incluyendo las acciones que han resultado eficaces y los aspectos en los que ha mejorado el SGC.
